Actividad 18.

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que busca. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra: 

Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como índice. Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices

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·                      Índice, es un índice alfabético. 

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando trabajamos con documentos extensos, con una tabla de contenidos podemos facilitar la localización rápida de algún punto en dicho documento, para esto debemos colocar en los índices los términos importantes del documento para poder encontrarlos.  

Índice: Es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos importantes de manera rápida y sencilla. 

Tabla de contenido: Es un reflejo de la estructura de un documento, con los títulos, temas y subtemas. Esta puede contener o no el número de página y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber de qué temas trata 

Insertar marcas de índice: Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que aparezcan en nuestro índice. Podemos marcar las entradas del índice de dos formas: Automática y Manual.

De forma automática: Debemos crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de índice. El nuevo documento debe tener las siguientes características: 

·                      Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice. 

·                      En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en el documento es "Capítulo 2. Tipos de vehículos", en la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente.

·                      En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice

·                      También podemos definir subíndices en el índice.

·                      Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice

·                      Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal. 

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro podemos utilizar la opción de la pestaña Vista - Ver en paralelo. 

Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automáticamente.

·                      Abrimos el documento a marcar. 

·                      Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice. 

 

·                      Hacemos clic en el botón Auto marcar... Aparece un diálogo para seleccionar el archivo donde tenemos el listado. 

·                      Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de diálogo se cerrará y Word ha incluido unas marcas en nuestro texto. Una vez que tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice.
De forma manual  

·                      Comenzando desde el principio del documento, selecciona las frases o palabras que vayas a añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.

·                      Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación de teclas Alt + Shift + X

·                      Aparece el diálogo Marcar entrada del índice, si habíamos seleccionado el texto, en el recuadro Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este recuadro Entrada es el que aparecerá en el índice.
Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, aparecerán debajo de la entrada principal y sangrada a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal tiene términos estrechamente relacionados.
Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, manual o automáticamente, podemos crear el índice. Para insertar el índice debemos colocarnos en el lugar donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se suele poner al final del documento.  Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la siguiente imagen.

Podemos elegir en Tipo: Con sangría, si queremos que aparezcan debajo o continuo de la entrada, y donde quremos las subentradas.
En Formatos: podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.
Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará el índice.
También lo podemos modificar, desde el motón "Modificar" y los aparecerá un dlialogo donde podemos modificar a nuestro gusto.
Tablas de contenido 
Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:
1. Marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la tabla de contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).
Métodos para preparar una tabla de contenidos 
1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.  Hay desde Título 1 a 9, al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de ellos.
2. Crear el documento en vista esquema. Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los  niveles de esquema de los títulos del documento. Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.
3. Crear estilos de títulos personalizados. Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente, hacer que Word los tenga en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados, una vez en la pestaña Tabla de contenido, en el diálogo Tabla de contenido debemos pulsar sobre el botón Opciones y seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado y asignarles el Nivel de TDC.
Generar la tabla de contenidos 
Cuando tengamos preparado el documento en niveles y con los elementos que formarán la tabla de contenido, sólo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú Tabla de contenido, y elegir uno de ellos.

  Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de contenido.
 En Formatos: podemos escoger diversos estilos y en Vista preliminar podemos ir viendo la presentación.
Si pulsamos sobre el botón Opciones nos aparece un diálogo donde podemos establecer la relación entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores de nuestra TDC podemos cambiarlos a nuestro gusto. Si los hemos modificado defecto y queremos dejarlo como estaba, pulsamos sobre Restablecer. Y pulsamos en Aceptar.
Actualizar la TDC 
La TDC podemos actualizarla automáticamente. Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
– Desde la pestaña Referencias disponemos del botón.
– Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente, donde tenemos la opción Actualizar campos.
Estas dos opciones, nos aparece el diálogo "Actualizar la tabla de contenido", donde seleccionamos si
actualizar sólo los números de página o toda la tabla.
Notas al pie y notas al final 
Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:

·                     Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. 

·                      Accedemos a la pestaña Referencias. 

·                     Seleccionamos la opción Insertar nota al pie la nota se insertará automáticamente y no tendremos que realizar más acciones.

 Pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al final, haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.
Aparece el diálogo donde podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.
Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie, seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o en cada nueva página. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios después, seleccionando "Aplicar cambios a todo el documento"